트렐로 사용법&활용 가이드 총정리!

혹시나 트렐로가 어떤 것인지 모르는 분은 아래에 '트렐로란?'을 먼저 읽어보시구요..

트렐로를 이미 알고 있고 사용법을 익히고 싶으신 분은 '트렐로란?'을 건너뛰고 읽어주시면 됩니다.

그럼 바로 시작해볼게요.

트렐로란?

트렐로는 웹기반 프로젝트 관리 비쥬얼 프로그램입니다. 스스로의 생산성을 높이기 위한 시간관리, 업무관리 등의 용도로 쓰이고 있습니다. 또한 함께 프로젝트를 진행하기 위한 협업 도구로서도 사용되고 있는 유용한 비쥬얼 프로그램입니다.

트렐로의 장점과 단점은?

장점

- 무료로 사용할수 있습니다.

- 가입하자마자 바로 사용할수 있습니다.

- 기능이 추가되면 실시간으로 연동, 동기화, 업데이트가 됩니다.

- 새로운 멤버를 추가하는 것이 쉽습니다. 심지어 트렐로 사용자가 아닌 사람들도 초대할수 있습니다.

단점

- 웹기반이라 설치를 할수 없다는 게 장점이자 단점입니다.

- 처음에 굉장히 복잡해보여서 중도 포기할수 있다는 점이 단점일수 있습니다. 나만의 맞춤화된 프로젝트 관리 프로세스를 만들려면 시간이 걸리고 시행착오를 많이 거쳐야 합니다.

- 구매를 하면 드랍박스, 구글 드라이브, 에버노트 등과 연동이 됩니다.

예를 들어 구글 드라이브와 연동하면 드라이브에 저장된 파일들을 그대로 트렐로에 가져와서 첨부파일로 첨부가 가능합니다.

트렐로 기초 사용법

일단 트렐로를 사용하기 위해서는 가장 필수 요소인 3가지를 만들줄 알아야 합니다.

바로 보드(Board)와 목록(List), 카드(Card)인데요.

이 트렐로라는 툴은 이 3가지를 기반으로 작동이 됩니다.

그럼 먼저 보드를 만드는 방법을 알려드리겠습니다.

새로운 보드 만들기

일단 트렐로 계정에 들어오셔서 왼쪽 위에 (1)'Board' 라는 버튼이 보이실거에요.

그걸 클릭해주시고 그 다음에 아래에 (2)'Create New Board'버튼을 클릭하면 보드를 만들수 있습니다.

또는 화면 오른쪽 아래에 보시면 '(1)Create a Board'라는 링크가 있습니다. 이걸 클릭해도 보드(Board)를 만들수 있습니다.

그러면 아래와 같은 설정이 나타납니다.

1) Add board title : 보드 제목을 적는 곳입니다. 나중에 언제든지 변경이 가능합니다.

2) No team : 처음에는 팀원이 설정이 되어 있지 않아서 그냥 놔두시면 됩니다. 나중에 팀원들이 포함되었을때 추가하면 됩니다. 팀원 추가하는 방법도 아래에서 알려드리겠습니다.

3) Private : 클릭하면 Private이냐? Public이냐? 선택할수 있습니다. Private은 트렐로 보드의 주인과 그 보드(Board)에 초대한 팀원들만 볼수 있습니다. Public으로 설정하면 URL 주소만 알면 모든 사람들이 그 보드(Board)를 볼수 있습니다. Public이 존재하는 이유는 이 URL만 있으면 트렐로 계정이 없거나 팀원이 아닌 사람에게도 보여줄수 있기 때문입니다.

4) 색상 또는 사진 선택 : 보드의 전반적인 색상이나 사진을 선택하는 기능인데 크게 중요하지는 않습니다.

이 4가지를 다 설정해주시고나서 맨 아래에 'Create Board' 버튼을 클릭합니다.

그러면 아래와 같은 화면이 나타납니다. 바로 보드(Board)의 모습입니다. 일단 여러가지 아이콘과 글자들이 보이는데요.

가장 먼저 만들어볼건 바로 목록(List)과 카드(Card)입니다. 그리고 이 2가지를 만들고 난뒤에 나머지 기능들은 차근 차근 알아보겠습니다.

일단 목록(List)부터 만들어볼게요. 이 목록이 존재해야 카드를 이 목록에 추가할수 있으니까요. 그래서 아래처럼 화면 왼쪽 위의 'Add a list' 버튼을 클릭해주세요.

그리고나서 아래 화면처럼 목록(List)의 이름을 지어주고 'Add List'버튼을 클릭해서 목록을 만들어줍니다.

그러면 아래와 같이 목록이 만들어집니다. 그리고나서 아래에 'Add a card'를 클릭해서 카드를 만들수도 있고, 아니면 오른쪽에 '+Add another list'버튼을 클릭해서 목록(List)을 하나 더 만들수도 있습니다.

그럼 이제 목록(List)를 만들어봤으니까 그 목록에 포함될 카드(Card)를 만들어보겠습니다. 아주 간단해요. 위에 화면에서 본것 처럼 '+ Add a Card'버튼을 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.

그리고 'Enter a title for this card...'영역에 카드(Card)의 이름을 적어주시고 아래에 'Add Card'버튼을 클릭해주시면 카드(Card)가 만들어집니다.

그러면 아래와 같이 카드(Card)가 만들어집니다.

그리고 이런 목록(List)와 카드(Card)를 통해 프로젝트를 관리하고 체계화할수 있습니다.

참고로 아래 화면처럼 카드(Card)는 수직으로(위, 아래로) 만들어지고, 목록(List)는 수평으로(왼쪽, 오른쪽으로) 만들어집니다.

여기까지 따라하셨다면 트렐로의 가장 기본적인 필수 기능 3가지를 배운것입니다. 물론 생각보다 어렵지 않으셨을겁니다. 근데 이 3가지 기능을 통해서 앞으로 무궁무진하게 응용이 가능합니다.

그럼 이번에는 멤버를 추가하는 방법을 알려드리겠습니다. 트렐로는 혼자서 사용할수도 있지만 보통은 다른 팀원들과 함께 프로젝트를 진행하면서 사용하는 경우가 더 많습니다.

그래서 이번에는 팀원들과 트렐로를 사용하기 위해 가장 먼저 해야 하는 설정, 멤버를 추가하는 방법을 알려드리겠습니다.

일단 아래처럼 따라해주시면 됩니다.

1. Invite 버튼 클릭

2. 메일 주소 또는 트렐로 사용자명으로 초대

(1) Email address or name : 초대하고 싶은 팀원의 이메일 주소나 트렐로 사용자명을 입력해주세요.

(2) 설명 : 초대할 팀원에게 보낼 메시지를 적어주세요.

(3) Send Invitation : 이 버튼을 클릭하면 상대의 메일 주소로 메일이 발송됩니다. 그 메일을 읽고 승낙하면 현재 보드(Board)에 초대됩니다.

그리고 화면 아래에 보시면 Invite with link라는 기능이 보이는데요. 이 기능은 링크를 만들어서 이 링크로 들어오는 모든 사람이 이 보드의 팀원이 될수 있게 해주는 기능입니다.

그럼 여기까지 하면 트렐로의 필수 기능들을 만들수 있고, 보드에 팀원들을 초대할수도 있습니다.

근데 프로젝트가 1개가 아니라 여러개가 생기면 어떻게 될까요? 이럴때 보통 보드(Board)를 여러개 만드는데요.

그래서 이번에는 다른 보드(Board)를 만들어보겠습니다.

아래 화면처럼 따라서 보드를 만들어주세요.

1) 화면 왼쪽 위 'Boards' 글자 클릭

2) 그 아래의 'Create new board' 글자 클릭

그리고 나머지 단계는 위에서 첫번째 보드를 만든것처럼 똑같이 따라해주시면 두번째 보드를 만들수 있습니다.

그럼 이렇게 간단하게 새로운 보드를 또 만들었다면 위에서 설명한 순서대로 목록과 카드를 만들고 팀원들을 추가해주세요.

그러면 첫번째 보드와 똑같은 상태의 새로운 보드가 만들어집니다.

그러면 이제 앞서 언급한 필수 기능들에 대해서 좀 더 구체적으로 파고들어보겠습니다.

일단 목록은 크게 설명할게 없고 카드에 정말 많은 기능들이 있기 때문에 카드의 옵션들부터 설명을 드리겠습니다.

일단 보드에 들어가서 목록에 포함된 카드를 아무거나 클릭해주세요. 그러면 아래와 같은 화면이 나타날거에요.

일단 오른쪽에 가장 먼저 보이는 'Member' 기능부터 알아볼게요. Member 버튼을 클릭하면 일단 아래와 같은 화면이 나타납니다.

참고로 카드의 멤버(Member) 기능은 그 보드의 멤버가 아니면 카드에 멤버를 추가할수 없습니다. 그래서 먼저 그 사람이 그 보드에 추가가 되었는지 꼭 확인해주세요.

그리고 멤버 추가를 했으면 아래 화면처럼 카드(Card) 설정 화면을 끄더라도 보드에서 카드에 해당되는 멤버가 누구인지 보입니다.

그러면 카드에 왜 멤버를 지정하는지 궁금하실텐데요. 카드에 지정된 멤버는 그 카드에서 발생하는 모든 활동에 대해서 알림을 받을수 있습니다.

물론 멤버가 되지 않아도 그 카드에 대해서 알람을 받는 방법도 있는데요. 이 부분은 따로 설명해드리겠습니다.

그럼 여기까지 카드에 멤버(Member)를 추가하는 방법을 알아봤습니다.

그리고 카드의 다음 옵션으로는 라벨(Labels)이라는 기능이 있습니다. 바로 아래 화면을 보시면 오른쪽에 Label을 클릭했을때의 화면이 보입니다.

위에 보시면 라벨(Label)에는 일단 6가지 색상이 보입니다. 그리고 색상 바로 아래에 'Create a new label'을 클릭하면 총 10가지의 색상이 추가적으로 보입니다. 아래 화면처럼요.

그리고 위에 보시면 맨 아래에 No Color라고 색상 없음도 선택이 가능합니다. 이건 말 그대로 색상이 보이지 않는 라벨입니다.

색상이 없는 라벨을 카드에 추가해서 카드들을 분류할수 있습니다. 라벨을 하나의 이름표라고 생각하면 됩니다. 이 기능은 여러분의 아이디어를 통해 응용할수 있는 여지가 굉장히 많습니다.

하나의 라벨을 카드에 추가해놓아도 되고, 여러개의 라벨들을 카드에 추가해놓을수도 있습니다.

그리고 라벨을 카드에 추가하면 카드 바깥(보드 안)에서도 라벨 색상이 보여집니다. 아래처럼요.

그리고 라벨이 너무 많으면 기억하기 힘들수도 있는데요. 그럴때 보드에서 라벨을 클릭해보면 그 라벨의 이름을 볼수 있어서 어떤 내용인지 바로 인지가 가능합니다.

그리고 라벨을 삭제도 가능합니다. 카드에 들어가서 라벨을 클릭하면 아래 화면처럼 라벨이 체크표시 되어 있습니다. 그걸 다시 한번만 클릭해주면 라벨이 삭제됩니다.

트렐로에서 체크리스트 만들기

1. 체크리스트 만들기

카드를 클릭한뒤에 오른쪽에 'Checklist'버튼을 클릭해주세요. 그리고 글자를 작성한뒤에 'Add' 버튼을 클릭해주세요.

그러면 아래와 같이 체크리스트가 화면에 추가됩니다.

2. 체크리스트에 할일 목록 추가

그리고나서 아래 화면처럼 체크리스트에 할일 목록을 추가할수 있습니다.

3. 할일 목록 완료시 막대바의 모습이 바뀝니다.

체크리스트에 있는 할일 목록들을 체크해주면 막대바에 %가 나타나면서 진행정도가 보입니다. 아래 화면을 참고해주세요.

4. 할일 목록 모두 완료시 막대바 초록색으로 변화

할일 목록을 모두 완료하면 막대바 왼쪽에 100%가 뜨면서 초록색으로 변합니다. 아래 화면을 참고해주세요.

5. 할일 목록이 너무 많을때 쓰면 좋은 기능

위에 보이는 화면에서는 할일 목록이 3개뿐이라 별 문제가 없습니다. 그런데 할일 목록이 예를 들어 70개라고 가정해볼게요. 그리고 25개는 해결하고 45개가 남았다고 가정해보겠습니다. 그러면 할일 목록을 찾으러다니기가 좀 불편하겠죠?

그래서 완료된 할일 목록을 숨기는 기능이 있습니다. 그러면 바로 직관적으로 해야 할일을 볼수 있습니다. 아래 화면을 참고해주세요.

이 숨기는 기능 덕분에 할일 목록을 검색하거나 일일이 찾으러다닐필요가 없어집니다.

6. 할일 목록을 카드로 전환시키기

체크리스트에 포함된 할일 목록들을 카드로 전환시키거나 삭제할수 있습니다. 

만약에 체크리스트에 포함된 할일 목록을 카드로 전환하면 지금 보고 있는 카드가 속해있는 목록에 카드로 만들어집니다.

그럼 언제 할일 목록이 카드로 전환될까요? 체크리스트에 포함된 하나의 '활동'보다 좀 더 복잡해지는 경우에 카드로 전환시켜주면 됩니다.

즉, 하나의 업무나 할일이 아니라 프로젝트 단위가 되는 경우에 체크리스트의 할일 목록을 카드로 전환시킬수 있습니다.

6-2 또다른 체크리스트 추가 만들기 가능

위에서는 체크리스트와 그에 해당되는 할일 목록들을 만들어봤습니다.

그러면 이렇게 할일 목록들이 포함된 체크리스트들을 여러개 만들수가 있습니다. 아래 화면을 참고해주세요.

6-3 할일 목록들을 다른 체크리스트로 이동 가능

어떤 체크리스트에 속해있는 할일 목록을 다른 체크리스트로 마우스로 드래그해서 이동시킬수 있습니다.

6-4 체크리스트를 템플릿으로 만들수 있다.

반복되는 업무들이 존재할겁니다. 체크리스트를 새로 만들 필요없이 기존에 만들어진 것을 그대로 복제해서 만들수 있습니다. Checklist 버튼 클릭해서 아래에 'Copy items From...'을 클릭해서 추가해주세요. 아래 화면을 참고해주세요.

이 기능을 통해서 반복되는 업무에 대한 체크리스트를 미리 만들어놓고 이 체크리스트를 복제하면 맨땅에서 만들 필요가 없습니다.

카드에 파일 첨부하기

이미지, 영상, 글자 등 모든 형태의 파일들을 첨부할수 있습니다. 컴퓨터에 있는 파일들 뿐만 아니라 현재 클라우드에 실시간으로 저장되어 있는 파일들도 첨부할수 있습니다.

대표적으로 구글 드라이브, 드랍박스, 아이클라우드, 네이버 클라우드, 에버노트, 원드라이브 등이 있습니다.

1. 카드로 이동해서 첨부 파일 기능 클릭

카드를 클릭한 상태에서 오른쪽에 'Attachment' 버튼을 클릭해주세요. 아래 화면을 참조해주세요.

2. 첨부 파일 여러 기능들 살펴보기

파일을 첨부하는 방식은 크게 3가지가 있습니다. 컴퓨터로부터 파일을 첨부하는 방식, 트렐로 카드를 첨부하는 방식, 클라우드로부터 파일을 첨부하는 방식입니다.

2-1 컴퓨터로부터 파일 첨부하는 방법

너무 쉽습니다. 그냥 Computer 버튼 클릭한다음에 트렐로에 첨부하고 싶은 파일을 클릭하기만 하면 바로 트렐로 카드에 첨부할수 있습니다.

그러면 그 파일이 트렐로에 저장이 됩니다. 그래서 컴퓨터에서 그 파일을 삭제해도 트렐로에는 남아있습니다.

그리고 이 파일은 이 보드에 접속할수 있는 모든 사람들이 이 파일을 볼수 있고, 다운로드 받을수 있습니다.

2-2 트렐로?를 첨부하는 방법?

이건 파일 첨부는 아닙닌다. 이 트렐로 계정에 속해있는 다른 보드나 카드로 이동할수 있는 이미지를 첨부할수 있습니다. 그래서 이 이미지를 클릭하면 해당되는 보드나 카드로 바로 이동이 됩니다. 아래 화면을 참조해주세요.

2-3 클라우드로부터 파일 첨부하는 방법

이것도 컴퓨터로부터 파일을 첨부하는 방법과 동일합니다. 너무 쉽습니다. 예를 들어 구글 드라이브 버튼을 클릭한 뒤에 파일을 클릭하면 바로 카드에 첨부가 됩니다.

이 때 주의할 점은 클라우드에 있는 파일이 트렐로에 실시간으로 연결이 되어 있는게 아닙니다. 실제로 트렐로 서버에 파일이 저장된것입니다.

만약에 클라우드에 있는 파일이 실시간으로 트렐로에 첨부되게끔 만들려면 Power up 이라는 기능을 활용해야 하는데 이 기능은 유료입니다.

카드에 링크 추가

1. 링크를 카드에 첨부하는 방법

간단합니다. 아래 화면처럼 링크 주소와 링크 이름을 입력해주시고나서 Attach 버튼을 클릭해주시면 링크가 카드에 첨부됩니다.

2-1 이미지를 카드에 첨부하는 방법

일단 이미지의 주소를 복사합니다. 이때 아래 화면처럼 이미지 주소를 복사하는게 아니라 링크 주소를 복사해야 합니다.

2-2 이미지 링크 주소를 카드에 추가

아래 화면처럼 복사한 이미지 링크 주소를 Attach a link 부분에 붙여넣기 해주세요.

2-3 첨부 완료된 이미지 모습들

LINK(이미지 안보이는 링크) : 이미지 주소 복사한 링크

이미지 보이는 링크 : 위에서 링크 주소 복사한 링크

이렇게 이미지 주소를 복사하냐, 링크 주소를 복사하냐에 따라서 이미지가 보이지 않거나 보입니다.

그리고 보드에서 아래와 같이 이미지가 보여집니다.

이렇게 보드에서 카드의 이미지가 보이게 하는 이유는 보드에 카드가 많아졌을때 체계화하고 정리된 모습을 보여주고 싶거나 아니면 특정 카드를 다른 카드들보다 더 눈에 띄게 만들고 싶을때 이렇게 카드에 이미지를 첨부할수 있습니다.

3. 혹시나 보드에서 이미지가 보여지지 않게 하고 싶다면?

카드에 가서 아래 화면처럼 첨부된 이미지의 'Remove Cover'를 클릭하면 보드에서 이미지가 보이지 않습니다. 그리고 해당 이미지 파일은 그대로 그 카드 안에 남아있게 됩니다.

위에처럼 설정했다면 아래 화면처럼 이미지가 보드에서 더이상 보여지지 않습니다. 그러나 그 이미지는 카드 안에 머물러 있습니다.

팀원들과 커뮤니케이션하는 방법

1. 카드로 이동해서 멤버 추가

글 위에 보시면 멤버 추가하는 방법이 보이실거에요. 그걸 따라하시면 쉽게 카드에 멤버를 추가할수 있습니다.

2. 카드 아래의 댓글 달기

카드 아래로 내려보시면 Comment 영역이 보입니다. 댓글 다는 곳입니다. 이 곳에 댓글을 달면 이 카드에 소속된 멤버들에게 알림이 갑니다. 아래 화면을 참조해주세요.

3. 댓글 달린 모습

아래 화면을 보시면 카드에 댓글이 어떻게 달리는지 볼수 있습니다.

이 기능을 통해서 팀 멤버들과 이메일을 전혀 사용하지 않고도 서로 소통이 가능합니다.

4. 멤버가 아니어도 카드를 보는 방법

프로젝트 매니저라면 카드에서 발생하는 활동들을 알아야 합니다. 특히 활동들에 대한 알람과 어떤 커뮤니케이션이 오가는지 볼수 있어야 합니다. 근데 프로젝트 매니저는 그 카드에 할당된 멤버가 아닐수도 있습니다. 그래서 멤버가 아니어도 카드를 보는 방법을 알아야 합니다.

이 기능이 바로 watching 기능입니다. 카드 오른쪽 아래에 watch버튼을 클릭해주세요. 아래 화면을 참고해주세요.

트렐로 활용법 : GTD

GTD는 가장 유명한 생산성 시스템중 하나입니다. 원래는 David Allen에 의해 개발된 시스템입니다. 다음에 무엇을 해야 할지 고민하는 것에서 벗어날수 있도록 도와주는 역할을 합니다. 이 글에서 GTD에 대한 얘기를 하면 너무 길어지니까 이미 알고 있다는 전제하에 얘기를 드리겠습니다. 혹시나 GTD가 궁금하신 분은 이 글(업데이트중)을 읽어보세요.

그럼 바로 시작하겠습니다.

1. 보드 만들기

일단 GTD를 하기 위한 보드를 만들어야 되겠죠.

아래 화면을 보시면 설정한게 보이실거에요.